En la figura se
muestran la diversidad de sistemas de información que pueden desarrollar los analistas.
Observe que la figura presenta estos sistemas de abajo hacia arriba, indicando
que el nivel operacional, o más bajo, de la organización está apoyado por el TPS, y el más alto
o estratégico, el de las decisiones semiestructuradas o sin estructura, está apoyado por el ESS en la parte más alta. Este texto usa los
términos sistema de información gerencias, sistema de
información, sistema de
información computarizada
y sistema de información de negocios computarizado
en forma indistinta para referirse a sistemas de información computarizada que
dan soporte al rango más amplio de actividades de negocios por medio de la
información que producen.
La necesidad del análisis y diseño de
sistemas.
El análisis y diseño de
sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de sistemas, busca analizar
sistemáticamente la entrada de datos o el flujo de datos, el proceso o
transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información
dentro del contexto de un negocio particular. Además, el diseño y análisis de
sistemas es usado para
analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios
que pueden ser logradas por medio del uso de sistemas de información
computarizados. La instalación de un sistema sin la planeación adecuada lleva a grandes
frustraciones, y frecuentemente causa que el sistema deje de ser usado.
Usuarios finales.
Cualquiera que
interactúe con un sistema de información en el contexto de su trabajo en la
organización puede ser llamado un usuario final. A lo largo de los años se han
hecho borrosas las distinciones entre usuarios. Además, cualquier categoría de
usuarios empleada no debe ser vista como excluyente. Sin importar cómo se hayan
clasificado los usuarios finales, un hecho es pertinente al analista de
sistemas: el involucramiento del usuario a lo largo del proyecto,
es crítico para el desarrollo exitoso
de los sistemas de
información computarizados.
Los analistas de sistemas, cuyos papeles dentro de la organización se tratan a
continuación, son el otro componente esencial para el desarrollo de sistemas de
información.
c) EL PAPEL DE EL
ANALISTA DE SISTEMAS
El analista de
sistemas como consultor.
El analista de
sistemas frecuentemente actúa como consultor y, por lo tanto, puede ser
contratado específicamente para que se encargue de los asuntos de los sistemas
de información dentro de un negocio. Esto puede ser una ventaja, debido a que
los consultores externos pueden llevar con ellos una perspectiva fresca que no
poseen otros miembros de la
organización. Pero también puede decirse que los analistas externos
están en desventaja, debido a que la verdadera cultura organizacional
nunca puede ser conocida por un extraño.
El analista de
sistemas como experto de soporte.
Otro papel que tal
vez requiera desarrollar es el de experto de soporte en un negocio donde se
está empleado regularmente en alguna actividad de sistemas. En este papel el
analista se apoya en su experiencia profesional relacionada con el hardware y software de computadora y su
uso en el negocio. Este trabajo frecuentemente no es un proyecto de sistema
completo, sino solamente pequeñas modificaciones o decisiones que afectan a un
solo departamento.
El analista de
sistemas como agente de cambio.
El papel más
comprensivo y responsable que toma un analista de sistemas es el de agente de
cambio, ya sea interno o externo al negocio. Como analista se es un agente de
cambio cada vez que se ejecuta cualquiera de las actividades del ciclo de vida del
desarrollo de sistemas (tratado en la siguiente sección) y se está presente en
el negocio por un periodo extendido (desde dos semanas hasta más de un año). Un
agente de cambio puede ser definido como una persona que sirve de catalizador para el
cambio, desarrolla un plan para el cambio y trabaja junto con
otros para facilitar ese cambio.
d) EL CICLO DE VIDA
DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.
En la primera fase
del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista tiene que ver con la
identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del resto
de proyecto, debido a que nadie quiere desperdiciar el tiempo subsecuente
resolviendo el problema equivocado. La primera fase requiere que el analista
observe honestamente lo que está sucediendo en un negocio. Luego, junto con los
demás miembros de la organización, el analista hace resaltar los problemas.
Frecuentemente estos ya han sido vistos por los demás, y son la razón por la
cual el analista fue llamado inicialmente. Las personas involucradas en la
primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que
coordinan el proyecto. Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a
los administradores de los usuarios, sumarización del conocimiento obtenido,
estimación del alcance del proyecto y documentación de
los resultados. La salida de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del
problema y la sumarización de los objetivos. Luego los administradores deben
tomar una decisión para ver si continúan con el proyecto propuesto.
Determinación de los
requerimientos de información.
Entre las herramientas utilizadas
para definir los requerimientos de información en el negocio se encuentran: muestreo e investigación de los datos relevantes, entrevistas,
cuestionarios, el comportamiento de
los tomadores de decisiones y su ambiente de oficina y hasta la elaboración de prototipos.
En esta fase el analista está esforzándose por comprender qué información
necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Las personas involucradas en
esta fase son los analistas y los usuarios, típicamente los administradores de
las operaciones y los trabajadores de las operaciones.
Análisis de las
necesidades del sistema.
La siguiente fase que
realiza el analista de sistemas involucro el análisis de las necesidades del
sistema. Nuevamente, herramientas y técnicas especiales ayudan para que el analista
haga las determinaciones de los requerimientos. Una herramienta de éstas es el
uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la
entrada, proceso y salida de las funciones del negocio en forma gráfica
estructurado. A partir de los diagramas de flujo de
datos se desarrolla un diccionario de
datos, que lista todos los conceptos de datos usados en el sistema, así como
sus especificaciones, si son alfanuméricos y qué tanto espacio ocupan cuando se
imprimen. Durante esta fase el analista de sistemas también analiza las
decisiones estructuradas que se hacen. Las decisiones estructuradas son
aquellas para las que pueden ser determinadas las condiciones como alternativas
de condición, acciones y
reglas deacción. Hay tres métodos principales para el análisis de
decisiones estructurales: lenguaje estructurado,
tablas de decisión y árboles de
decisión.
Diseño del sistema
recomendado.
En esta fase del ciclo
de vida del desarrollo de sistemas, el analista usa la información recolectada
anteriormente para realizar el diseño lógico del sistema de información. El
analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos, a
fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean correctos.
Además, el analista también proporciona entrada efectiva para el sistema de
información mediante el uso de técnicas para el buen diseño de formas y
pantallas.
Desarrollo y
documentación del software.
En la quinta fase del
ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista trabaja con los
programadores para desarrollar cualquier software original que se necesite.
Durante esta fase, el analista también trabaja con los usuarios para
desarrollar documentación efectiva para el software, incluyendomanuales de procedimientos. La documentación le
dice al usuario la manera de usar el software y también qué hacer si se suceden
problemas con el software.
Pruebas y mantenimiento del
sistema.
Antes de que pueda
ser usado, el sistema de información debe ser probado. Es mucho menos costoso
encontrar problemas antes de que el sistema sea entregado a los usuarios.
Algunas de las pruebas son
realizadas por los programadores solos, y otras por los analistas de sistemas
junto con los programadores. Primero se ejecuta una serie de pruebas para que
destaquen los problemas con datos de ejemplo y eventualmente con datos reales
del sistema actual. El mantenimiento del sistema y de su documentación comienza
en esta fase y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de
información.
Implementación y evaluación del sistema.
En esta fase del
desarrollo del sistema el analista ayuda a implementar el sistema de
información. Esto incluye el entrenamiento de los usuarios para que manejen el
sistema. Algún entrenamiento es hecho por los proveedores, pero la supervisión del entrenamiento es responsabilidad del
analista de sistemas. Adicionalmente, el analista necesita un plan para una
conversión suave del sistema antiguo al nuevo. La evaluación se muestra como parte de esta fase final de ciclo
de vida del desarrollo del sistema, principalmente para efectos de discusión.
De hecho, la evaluación se realiza durante cada fase. Un criterio principal que
debe ser satisfecho es si los usuarios pretendidos ya están usando el sistema.
La importancia del
mantenimiento.
Después de que el sistema
está instalado se le debe dar mantenimiento, esto significa que los programas de computadora deben ser modificados y
mantenidos actualizados. La figura muestra la cantidad promedio de tiempo
empleada en mantenimiento en una instalación MIS típica.
El mantenimiento se
realiza por dos razones. La primera de estas es para corregir errores de
software. Sin importar que tan completamente se pruebe el sistema, se deslizan
errores en los programas de computadora. Los errores del software comercial
para microcomputadoras son a veces documentados como "anomalías
conocidas", y son corregidos cuando son lanzadas nuevas versiones del
software o versiones intermedias. En el software personalizado los errores
deben ser corregidos conforme son detectados. La otra razón para realizar el
mantenimiento del sistema es para mejorar las capacidades del software en
respuesta a las necesidades organizacionales cambiantes y, por lo general,
involucran algunas de las siguientes tres situaciones:
1. Los usuarios
frecuentemente solicitan características adicionales después de que se
familiarizan con el sistema de cómputo y sus capacidades. Estas características
solicitadas pueden ser tan simples como el desplegado de totales adicionales en
un reporte o tan complicadas como el desarrollo de nuevo software.
2. El negocio cambia
a través del tiempo. Se debe modificar el software para abarcar cambios tales
como nuevos requerimientos de reportes gubernamentales o corporativos, la
necesidad de producir nueva información para clientes,
etcétera.
3. El hardware y
software están cambiando a un ritmo acelerado. Un sistema que usa tecnología antigua puede ser modificado para usar
las capacidades de una tecnología más nueva. Un ejemplo de tal cambio es el
reemplazo de una Terminal de macrocomputadora con una estación de trabajo de
microcomputadora, o una microcomputadora con una computadora de escritorio.
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